Datenschutz zur Weihnachtszeit

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es einfacher Weihnachtskarten per Post als per E-Mail zu versenden, denn hier benötigen Sie keine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers.

Die Sendung ist zulässig, wenn ein ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Datenverarbeitung vorliegt und die Rechte und Freiheiten der Betroffenen nicht überwiegen. Weihnachtsbriefe dienen der Pflege von Geschäfts- sowie Kundenbeziehungen, woran Unternehmer:innen natürlich ein berechtigtes Interesse haben. Weihnachtspost trifft auch keinesfalls überraschend oder unerwartet ein. Es gehört eher zum guten Ton bzw. allgemeinen Gepflogenheiten. In diesem Fall fällt das kollidierende Interesse von Unternehmen und Kunden wohl zugunsten des Verantwortlichen aus,

Hier ist es aus datenschutzrechtlicher Sicht wichtig, das der Empfänger der E-Mail ausdrücklich dem Erhalt von (Werbe-) E-Mails zugestimmt hat. Die Einwilligung des Empfänger muss hier, wie beim Newsletter, über ein Double-Opt-In Verfahren einzholen und zu dokumentieren. Doch sind wir mal ehrlich, dies ist sehr weit entfernt von der Praxis. Deswegen wäre es eine sichere Variante die Weihnachtsgrüße gleich über einen Newsletter zu versenden, um so die Notwendigkeiten einer gesonderten Einwilligung für Weihnachtsgrüße zu umgehen.

Es besteht auch die Möglichkeit die Weihnachtspost per E-Mail als berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu versenden. Das berechtigte Interesse kann hier durch § 7 Abs. 3 UWG gestützt werden. Dessen Voraussetzungen müssen bereits vor dem E-Mailversand zwingend erfüllt sein, wenn keine keine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO vorliegt. Anderenfalls können die Weihnachtsgrüße per E-Mail als unzumutbare Belästigung ausgelegt werden und im schlimmsten Fall als ein Verstoß zu einem wettbewerbsrechtlichen Verfahren führen. 

Nach § 7 Abs. 3 UWG stellt Werbung per E-Mail nur dann keine unzumutbare Belästigung dar, wenn alle folgenden Aspekte zeitgleich zutreffen:

• Ein Unternehmer hat im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten.
• Der Unternehmer verwendet die Adresse zur Direktwerbung für eigene oder ähnliche Waren oder Dienstleistungen.
• Der Kunde hat der Verwendung nicht widersprochen.
• Der Kunde wurde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, sollten die Weihnachtsgrüße dringend per Newsletter oder per Post versendet werden.

Egal ob Versand der Weihnachtswünsche per E-Mail oder per Post so muss bei der Erhebung der Daten grundsätzlich über die Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO informiert werden. Deswegen weisen Sie ihre Kunden schon beim ersten Kontakt auf die Verwendung der Daten für Weihnachtsgrüße hin und informieren Sie ihn ausreichend. Wir wäre es mit der Möglichkeit die notwendigen Informationen als Link oder QR Code an die weihnachtswünsche zu heften.

Spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation sowohl per E-Mail als auch per Post müssen Sie Ihre Kunden über das Widerspruchsrecht im Sinne des Art. 21 Abs. 2 DSGVO innerhalb des Informationsschreibens informieren. Hat der Kunden der Verwendung seiner Daten widersprochen, darf er keine Weihnachtspost erhalten.

Sobald Sie die Weihnachtspost nun als Newsletter oder auch als E-Mail mit der Einwilligung des Kunden versendet haben, weisen Sie auch auf sein Recht des Widerrufs hin und bieten Sie die Möglichkeit der Abmeldung über einen Link in der E-Mail oder im Footer der E-Mail.

Um bei der Versendung von Weihnachtspost auf der sicheren Seite zu sein, denken Sie an die Regelungen der DSGVO und des UWG zum Versand von Werbung. Stellen Sie Ihre Datenschutzhinweise sowie Informationen nach Art. 13 DSGVO bereit und einem entspannten Weihnachtsfest steht nichts im Weg.