Von unserer Marketingberaterin Sarah Dörfel werden wir regelmäßig darauf aufmerksam gemacht, wie wichtig Mitarbeiterfotos bzw. Teamfotos sind.
Teambilder sind persönlicher und emotionaler als jedes Stockfoto.
Doch wie sieht es hier mit dem Datenschutz aus?
Wir haben für euch die wichtigsten Punkte zusammen getragen.
Datenschutz bei Mitarbeiterfotos: Was ist zu beachten?
Wenn Firmen Mitarbeiterfotos verwenden, müssen sie die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen. Die DSGVO sieht vor, dass eine Einwilligung bei Fehlen einer anderen Rechtsgrundlage zwingend notwendig ist.
Die Einwilligung des abgebildeten Mitarbeiters ist dringend erforderlich und muss freiwillig erfolgen. Dies sollte in Schriftform festgehalten werden. Erforderlich ist ein Hinweis darauf, dass bei Nichteinwilligung keine negativen Konsequenzen drohen.
Die Einwilligung muss vor der Veröffentlichung eingeholt werden und sollte gemäß § 26 Abs.2 S.3 DSGVO schriftlich vorliegen.
Der Arbeitgeber hat Informationspflichten nach §§ 13, 14 DSGVO.
Die Mitarbeitenden müssen genau informiert werden, wo und in welchem Kontext die Bildaufnahmen veröffentlicht werden und dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können.
Denn Foto- oder Videoaufnahmen von Mitarbeitenden im Unternehmenskontext sind nach allgemeiner Auffassung personenbezogene Daten. Arbeitgeber sollten daher Mitarbeiterfotos unbedingt unter Einhaltung der strengeren datenschutzrechtlichen Voraussetzungen veröffentlichen.
Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, sollte in der Regal auch sein Foto von der Website entfernt werden.
In der Praxis wird dies häufig bei überstürztem Ausscheiden sowie hoher Fluktation versäumt. Hier ein Mitarbeiter regelmäßig beauftragt werden, regelmäßig die Website, Social Media Kanäle sowie alle Werbematerialien durchzuschauen und auszusortieren.
Mitarbeiter widerrufen Foto-Einwilligung: Was muss ich tun?
Mitarbeiter können ihre Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos jederzeit widerrufen.
Die digitalen Fotos auf der Website oder des Social Media Kanals des Unternehmens können unkompliziert gelöscht werden. Während das Foto online war, hatte allerdings jeder Zugriff darauf. Das muss in der Einwilligung auch beachtet werden.
Bei gedruckten Werbemitteln kann ein Wiederruf problematisch werden. Für solche Fälle müssen Regelungen getroffen werden.
Der Mitarbeiter müssen vorab wissen, wo und wie sein Foto veröffentlicht wird. Die Vereinbarung kann zum Beispiel festlegen, dass die Einwilligung für die gesamte Auflage eines Druckerzeugnisses gilt. Sollte der Mitarbeiter seine Einwilligung entziehen, bevor die gesamte Auflage verbreitet wurde, kann die Firma diese Publikation weiterhin verwenden, das Foto aber nicht für eine Neuauflage nutzen.
Grundlegende Datenschutzrechte gelten selbstverständlich nicht nur für die aktive Belegschaft. Wenn ausgeschiedene Mitarbeiter auf einem Foto abgebildet sind, das die Firma weiterhin verwenden möchte, muss sie dazu ebenfalls die Einwilligung der betreffenden Personen einholen.
Quellen: https://www.dataguard.de/magazin/mitarbeiterfotos-und-datenschutz
https://meineberater.at/3g-im-unternehmen-daten-und-gesundheitsschutz/
https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/mitarbeiterfotos-was-arbeitgeber-beachten-muessen_76_493322.html/
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